如何建立規(guī)范的員工費(fèi)用報(bào)銷流程

一般企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷流程普遍存在以下兩個(gè)問題。

第一，審批流程長(zhǎng)，需要挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)審批，效率低下。例如，員工找領(lǐng)導(dǎo)審批報(bào)銷單時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)正在打電話或與人談事情，報(bào)銷人員不便貿(mào)然闖進(jìn)去，只好在門外等待或先離開，下次再去，非常耽誤時(shí)間。

第二，每筆報(bào)銷單都要提交財(cái)務(wù)部審核，容易把財(cái)務(wù)部正常的工作節(jié)奏打亂。

華為公司創(chuàng)建初期員工費(fèi)用報(bào)銷是怎么做的呢?與一般中小企業(yè)的做法類似。但現(xiàn)在華為公司的員工報(bào)銷費(fèi)用，既見不到會(huì)計(jì)人員，也見不到出納人員。華為公司實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷IT流程化處理。下面就以華為公司為例來講述企業(yè)應(yīng)如何建立規(guī)范的員工費(fèi)用報(bào)銷流程。

1、員工費(fèi)用報(bào)銷流程環(huán)節(jié)的優(yōu)化

智能手機(jī)尚未普及時(shí)，華為公司就已在互聯(lián)網(wǎng)上開發(fā)了員工自助費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。能上網(wǎng)的地方，公司員工就能登錄員工自助費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，填寫完畢后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將費(fèi)用報(bào)銷單提交領(lǐng)導(dǎo)審批?，F(xiàn)在除了網(wǎng)頁版的SSE(員工自助報(bào)銷系統(tǒng))，還有手機(jī)App版的員工自助費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，員工填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷信息更加便捷。

以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，員工先上網(wǎng)填報(bào)差旅費(fèi)報(bào)銷信息，信息流轉(zhuǎn)到主管領(lǐng)導(dǎo)處;主管領(lǐng)導(dǎo)需確認(rèn)差旅事項(xiàng)的真實(shí)性及費(fèi)用的合理性;主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再由上級(jí)權(quán)簽人審批。

同時(shí)，報(bào)銷人員需將費(fèi)用報(bào)銷單打印出來，附上相應(yīng)的發(fā)票，提交給部門秘書。秘書會(huì)集中將部門內(nèi)員工的費(fèi)用報(bào)銷單快遞至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心簽收后，出納會(huì)集中打款。這時(shí)，整個(gè)報(bào)銷流程結(jié)束，接下來就該會(huì)計(jì)做賬了。

與早期員工費(fèi)用報(bào)銷流程相比，華為公司財(cái)務(wù)部對(duì)以下幾個(gè)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化。

·審批環(huán)節(jié)，由電子審批代替人工審批。以前報(bào)銷人員必須找到領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)面簽字，現(xiàn)在電子流程審批即可。

·單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)集中快遞處理。以前是報(bào)銷人員挨個(gè)拿著單據(jù)送到財(cái)務(wù)部，現(xiàn)在只需快遞至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

·付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報(bào)銷人員打款，現(xiàn)在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)等信息，與網(wǎng)銀對(duì)接后可批量轉(zhuǎn)賬，大幅減少了出納的工作量，也降低了轉(zhuǎn)款的差錯(cuò)率。

·賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動(dòng)化處理代替手工錄入。以前每報(bào)銷一筆費(fèi)用，會(huì)計(jì)就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)?，F(xiàn)在華為公司已部分實(shí)現(xiàn)賬務(wù)處理人工智能化，通過員工自助費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件對(duì)接，系統(tǒng)可直接生成費(fèi)用報(bào)銷的會(huì)計(jì)憑證。

華為公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)在2017年新年致辭中提到，“在會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域，我們積極嘗試自動(dòng)化、智能化，將標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的會(huì)計(jì)核算工作交給機(jī)器完成。目前，年平均約120萬單的員工費(fèi)用報(bào)銷，員工在自助報(bào)銷的同時(shí)，機(jī)器根據(jù)既定規(guī)則直接生成會(huì)計(jì)憑證?！?/p>

2、費(fèi)用報(bào)銷審批要求

首先，由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性和合理性把關(guān)。

華為公司的會(huì)計(jì)人員一般不對(duì)費(fèi)用發(fā)票做實(shí)質(zhì)性審核，主要原因在于：

第一，費(fèi)用的真實(shí)性應(yīng)由報(bào)銷人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，因?yàn)樗麄儾耪嬲?

第二，費(fèi)用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

例如，公司全年120萬單費(fèi)用報(bào)銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計(jì)耗時(shí)360萬分鐘。這360萬分鐘的費(fèi)用審核需要多少人工去完成呢?

可能有人擔(dān)心另一個(gè)問題，若出現(xiàn)虛假報(bào)銷該怎么辦?除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān)，華為公司在后端通過審計(jì)抽查對(duì)此予以監(jiān)督。審計(jì)抽查是一種事后監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問題，弄虛作假者會(huì)受到較重的處罰。

其次，限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時(shí)間。

為了保證費(fèi)用報(bào)銷審批的及時(shí)性，華為公司規(guī)定了電子審批的時(shí)限。自電子流程流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時(shí)間沒有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，默認(rèn)審批通過后出了問題的，責(zé)任由該審批人承擔(dān)。另外，公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào)，超時(shí)審批會(huì)給予批評(píng)。

再次，限定員工費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限。

華為公司員工費(fèi)用報(bào)銷原則上要在費(fèi)用發(fā)生后三個(gè)月內(nèi)提交申請(qǐng)。超過三個(gè)月，但未超過六個(gè)月的，須說明未及時(shí)報(bào)銷的原因，申請(qǐng)?zhí)嘏?超過六個(gè)月的，不予報(bào)銷。

最后，丟失發(fā)票只報(bào)銷費(fèi)用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟，只要能證明費(fèi)用真實(shí)發(fā)生了，也可以報(bào)銷。但報(bào)銷時(shí)需要提交詳細(xì)的情況說明。審批通過后，可報(bào)銷費(fèi)用的一半。

為什么只報(bào)銷一半呢?一方面，發(fā)票丟失了，所報(bào)銷的費(fèi)用不能在企業(yè)所得稅稅前扣除，這意味著公司要承擔(dān)企業(yè)所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應(yīng)由員工承擔(dān);另一方面，少報(bào)銷的部分帶有處罰性質(zhì)，可視作對(duì)個(gè)人粗心大意弄丟發(fā)票的懲處。

3、內(nèi)審對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督

華為公司給每個(gè)員工都建立了費(fèi)用報(bào)銷誠(chéng)信檔案，每個(gè)員工都有誠(chéng)信分值。這個(gè)分值會(huì)決定個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷被審計(jì)抽查的概率。

員工剛?cè)肼殨r(shí)初始分為80分，以后每報(bào)銷一筆費(fèi)用，若沒有出現(xiàn)差錯(cuò)，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠(chéng)信分?jǐn)?shù)為80～90分的，內(nèi)審的抽查比例是20%;90分以上的，抽查比例是10%;100分以上的，抽查比例是5%。分?jǐn)?shù)在80分以下的，所有的費(fèi)用報(bào)銷都需要檢查。另外，分?jǐn)?shù)低于70分的，每筆費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)部都要事先審核，這將導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷時(shí)限拉長(zhǎng)。

華為公司的審計(jì)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的抽查非常嚴(yán)格，即便對(duì)公司高管也不例外。

例如，華為公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定，只有病員出差才允許有人陪同，領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)陪同人員的機(jī)票不能在公司報(bào)銷，需由領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人負(fù)擔(dān);出差期間的洗衣費(fèi)不允許報(bào)銷，等等。這些都屬于不當(dāng)報(bào)銷。年末，內(nèi)部審計(jì)要對(duì)董事會(huì)成員進(jìn)行廉潔審計(jì)，如有不當(dāng)報(bào)銷，會(huì)被寫進(jìn)審計(jì)報(bào)告。

4、公司內(nèi)審對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)的監(jiān)督

前面提到，華為公司員工的費(fèi)用報(bào)銷一般情況下財(cái)務(wù)部不會(huì)一一審核，主要由主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。如果主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)怎么辦?例如，公司某位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的費(fèi)用報(bào)銷審核未能認(rèn)真履責(zé)，導(dǎo)致報(bào)銷了一些不當(dāng)費(fèi)用，審計(jì)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)了這一情況，要怎么處理呢?

第一，公司會(huì)要求這位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，如不當(dāng)報(bào)銷費(fèi)用的員工已離職，由審批人賠付不當(dāng)報(bào)銷金額。

第二，停止這位領(lǐng)導(dǎo)費(fèi)用報(bào)銷權(quán)簽權(quán)力三年。如果這位領(lǐng)導(dǎo)本人希望恢復(fù)該項(xiàng)權(quán)力，需自費(fèi)請(qǐng)兩名注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)他過去三年所審批的費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審計(jì)，如審計(jì)發(fā)現(xiàn)還有不當(dāng)報(bào)銷，領(lǐng)導(dǎo)依舊需要承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

任正非先生曾說：“審計(jì)是司法部隊(duì)，關(guān)注‘點(diǎn)’的問題;財(cái)務(wù)監(jiān)控關(guān)注‘線’的問題，與業(yè)務(wù)一同端到端地管理;道德遵從委員會(huì)關(guān)注‘面’的問題，持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，是建立一個(gè)‘場(chǎng)’的監(jiān)管?！边@番話中的“點(diǎn)、線、面、場(chǎng)”該如何理解呢?

審計(jì)監(jiān)督關(guān)注個(gè)案，自然是“點(diǎn)”的監(jiān)督，讓人不敢亂為;

財(cái)務(wù)監(jiān)督依靠制度流程，是“線”的監(jiān)督，讓人不能亂為;

道德依賴自律，需要員工時(shí)時(shí)刻刻自覺，是“面”的監(jiān)督，目的是讓人不想亂為;

自律是成本最低的管理模式，但自律也是不能盡信的管理模式，倘若企業(yè)形成了良好的管理文化，文化的監(jiān)督自會(huì)無處不在，這就是“場(chǎng)”的監(jiān)督?！包c(diǎn)、線、面、場(chǎng)”監(jiān)督論，同樣也適用于規(guī)范員工的費(fèi)用報(bào)銷。